1. Allgemeines

Den Antrag auf Mitgliedschaft haben Sie entweder bei uns direkt oder beim für Sie zuständigen Kreis- und Stadtsportbund (KSB/SSB) gestellt. Die Antragsdaten tauschen wir untereinander aus, sollte eine Mitgliedschaft im Landessportbund Sachsen e.V. (LSB) und in dem KSB bzw. SSB, der an ihrem Vereinssitz regional zuständig ist, beabsichtigt sein.

Zur Erfüllung des gemeinsamen Ziels, der Förderung des Sächsischen Sports, hält der LSB in gemeinsamer datenschutzrechtlicher Verantwortung mit den KSB / SSB, und den Landesfachverbänden (LFV) die Datenbank zur Verbandsverwaltung vereinsportal.sport-fuer-sachsen.de vor.

Mit der Verbandsdatenbank vereinsportal.sport-fuer-sachsen.de erfolgt die Verwaltung der Vereine und Mitgliedsorganisationen, Lizenzinhaber und Geehrten. Die Datenbank ist die gemeinsame Kommunikationsbasis des LSB, KSB/SSB und der LFV mit ihren Vereinen und Mitgliedsorganisationen.

Neben den personenbezogenen Daten im Antragsverfahren stellen Sie uns als LSB im Laufe des Mitgliedschaftsverhältnisses weitere personenbezogene Daten zur Verfügung, die wir erheben und verarbeiten. Das betrifft insbesondere die Beantragung von Förderungen und Lizenzen sowie die Änderung von Mitgliedsdaten. Auch dafür gilt diese Datenschutzinformation. Gegebenenfalls weisen wir bei der Erhebung auf Besonderheiten der Datenverarbeitung hin bzw. informieren gesondert.

2. Datenschutzrechtliche Verantwortliche

Im Rahmen der Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses bestehen unterschiedliche datenschutzrechtliche Verantwortlichkeiten.
Sowohl das Aufnahmeverfahren als auch die weitergehende Verwaltung der Vereinsdaten erfolgt durch den LSB in Zusammenarbeit mit Ihrem KSB/SSB.
Der LSB trägt mit dem zuständigen KSB/SSB somit die gemeinsame datenschutzrechtliche Verantwortung für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten.

Für den Landessportbund Sachsen:

Landessportbund Sachsen e.V
Goyastraße 2d,
04105 Leipzig
Tel.:  0341-2163182
Mail unter: info@sport-fuer-sachsen.de

Den Datenschutzbeauftragten des LSB erreichen Sie postalisch und telefonisch unter den Kontakt- und Kommunikationsdaten des LSB oder per Mail: datenschutz(at)sport-fuer-sachsen.de

Die Kontaktdaten der KSB/SSB sind in der Anlage1 aufgeführt.

3. Kategorien Personenbezogener Daten

Im Rahmen des Aufnahmeverfahrens werden personenbezogene Daten durch den vertretungsberechtigten Vorstand der Sportvereine an den LSB bzw. den KSB/SSB gemeldet und dort erhoben. Darüber hinaus stellen Sie uns im Laufe des Mitgliedschaftsverhältnisses weitere personenbezogene Daten zur Verfügung, insbesondere im Rahmen der Beantragung von Förderungen bzw. zur Verwaltung von Lizenzen.

Diese personenbezogenen Daten werden gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO zum Zwecke der Begründung, Durchführung und Organisation des Mitgliedschaftsverhältnisses auf der Grundlage des § 5 Abs. 1 lit. a) Ordentliche Mitglieder – Gemeinnützige Sportvereine der Satzung des LSB verarbeitet.

Im Einzelnen erfolgt die Erhebung und Verarbeitung folgender Kategorien: 

  1. Vereinskontaktdaten (Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, Fax, E-Mail, Homepage)
  2. Personen- und Kontaktdaten von Funktionsträgern (Name, Vorname, Geschlecht, Titel, Funktion im Verein (Posten), Anschrift, PLZ, Ort, Telefon ; E-Mail, Geburtsdatum)
  3. Personen- und Kontaktdaten von Lizenzinhabern (Name, Vorname, Titel, Geburtsdatum, Lizenznummer, Lizenzart, Sportart, Gültigkeit der Lizenz, Person und Kontaktdaten des Prüfers, der Übungsleiter und weiteren Lizenzträgern)
  4. Personen- und Kontaktdaten von Geehrten (Name, Vorname, Geschlecht, Titel, Geburtsdatum, Anschrift, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Art und Datum der Auszeichnung, Funktion der Geehrten)
  5. Vereinskontodaten
  6. Nachweis der Anerkennung der Gemeinnützigkeit (Freistellungsbescheid und Steuernummer)

4. Zweck der Erhebung und Rechtsgrundlage

Ihre personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir (LSB) sowie die gemeinsam Verantwortlichen gem. Art.6 Abs.1 lit. b sowie lit. f DS-GVO zum Zwecke der Organisation und Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses gemäß der Satzung des LSB. Die Satzung des LSB haben Sie mit Ihrem Beitritt anerkannt.

Im Einzelnen erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu nachstehenden Zwecken:

  1. Förderung des Kinder- und Jugendsports, Breiten- und Leistungssport sowie der Jugendverbandsarbeit
  2. Durchführung des satzungsgemäßen Zweckes der Betreuung der Mitglieder und Funktionäre
  3. Bereitstellung eines Grundversicherungsschutzes für seine Mitglieder, Gliederungen und Organe bei deren satzungsgemäßer Tätigkeit
  4. Durchführung personalisierter Dienste im Zusammenhang mit dem satzungsgemäßen Zweck der Betreuung, der Interaktion sowie der Ehrung von Mitgliedern und ihrer Funktionäre
  5. Förderung von Ehrenamt und freiwilligem Engagement
  6. Lizenzierungen von Übungsleitern
  7. Förderung der Integration im und durch Sport in der Gesellschaft sowie Unterstützung der Sportorganisationen
  8. Vereinsberatung und Anleitung von Mitgliedsorganisationen
  9. Interessenvertretung für den organisierten Sport gegenüber Politik und Gesellschaft

Die Vereine sind verpflichtet während des Mitgliedschaftsverhältnisses im LSB ihre Daten im VereinsPortal regelmäßig zu aktualisieren, einzugeben und zu pflegen.  Die Datenpflege durch Vereine erfolgt unter Einhaltung der Regeln zur Nutzung des VereinsPortals.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die gemeinsam Verantwortlichen (LSB, KSB/SSB, LFV, AO und Bildungswerk) erfolgt in Übereinstimmung mit der Satzung, den Ordnungen und Beschlüssen des LSB sowie den abgeschlossenen Vereinbarungen zwischen dem LSB und den Verbänden.

Im Folgenden stellen wir noch einmal konkret dar, welche Datenkategorien zu welchen Zwecken auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet werden. Wir stellen weiter dar, wie die Betroffenen datenschutzrechtlich informiert werden.

Nr.

Datenkategorien

Verarbeitungs-zweck

Rechtsgrundlage

1

Vereins-/ Verbandskontaktdaten:
Personen- und Kontaktdaten der Vereine/Verbände/KSB/SSB im LSB  (Name Verein/Verband /KSB/SSB, Anschrift, PLZ, Ort, Telefon und Fax, E-Mail, Homepage)

Organisation und Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses, Verwenden zur Vereins-kommunikation, Gewährung von Sportfördermitteln und Vergünstigungen

Art. 6 Abs.1 lit. b DS-GVO; Vertragszweck-erfüllung gemäß Mitgliedschafts-verhältnis;

 

2

Personen- und Kontaktdaten der Funktionsträger:  
der Vereine/Verbände/KSB/SSB im LSB (Name, Vorname, Geschlecht, Titel, Funktion im Verein (Posten), Anschrift, PLZ, Ort, Telefon und Fax; E-Mail, Homepage, Geburtsname, Geburtsdatum)

Organisation und Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses, gezielte Kommunikation, Gewährung von Sportfördermitteln und Vergünstigungen, Förderung der Jugendarbeit, Aus- und Fortbildung

Art. 6 Abs.1 lit. b DS-GVO; Vertragszweckerfüllung;

 

3

a. Lizenzträger (LSB eigene Lizenzen):
Person- und Kontaktdaten der Lizenzträger (Lizenznummer, Lizenzart, Sportart, Gültigkeit der Lizenz, Person und Kontaktdaten des Prüfers, der Übungsleiter und weiteren Lizenzträgern)

b. Lizenzträger extern (Sportfachverbände):
(Name, Vorname, Geburtsdatum, Sportart, Gültigkeit der Lizenz, Geschlecht, Lizenznummer, Lizenzart)

Organisation und Durchführung des Lizenzwesens, Gewährung von Sportfördermitteln

Art. 6 Abs.1 lit. b DS-GVO; Vertragszweckerfüllung;

 

4

Ehrungen:
Person- und Kontaktdaten der Geehrten (Name, Vorname, Art und Datum der Auszeichnung, Funktion der Geehrten)

Organisation und Durchführung von Ehrungen

Art. 6 Abs.1 lit. b DS-GVO; Vertragszweckerfüllung

 

5

Nachweis der Anerkennung der Gemeinnützigkeit
(Kontodaten, Steuernummer des Vereins)

Beitragsmanagement, Vereinsförderung

Art. 6 Abs.1 lit. b DS-GVO; Vertragszweckerfüllung

 

5. Empfänger der Personenbezogenen Daten

Bei der Verarbeitung werden die Daten den mit dem Aufnahmeverfahren bzw. der Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses betrauten Mitarbeitern des LSB, des örtlich zuständigen KSB/SSB sowie des fachlich zuständigen LFV zugänglich gemacht, soweit dies zur Zweckerfüllung erforderlich ist.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in jedem Fall nach folgenden Grundsätzen gem. Art. 5 DSGVO:

  •  Rechtmäßige und transparente Verarbeitung,
  • Zweckgebundene Verarbeitung,
  • Auf das notwendige Maß beschränkte Verarbeitung mithilfe beschränkter Zugriffs- und Nutzungsrechte,
  • Sachlich richtige Verarbeitung (Zuarbeit der Vereine vorausgesetzt),
  • Sichere und vor unbefugter oder unrechtmäßiger Datennutzung geschützte Verarbeitung mithilfe beschränkter Zugriffs- und Nutzungsrechte.

Weiterhin geben wir zum Zwecke der Durchführung und Organisation des Mitgliedschaftsverhältnisses personenbezogene Daten an Dritte weiter, deren wir uns zur Erfüllung unserer Aufgaben bedienen.

Die Empfänger der personenbezogenen Daten können sein:

  • Deutscher Olympischer Sportbund (DOSB) für die Lizenzverwaltung im Rahmen der Übungsleiterlehrgänge
  • Bankinstitut zum Zwecke des Beitragseinzugs
  • Prüfbehörden bzgl. der Verwendung von Finanzhilfemitteln
  • Landes- und Bundesfachverbände, je nach wahrgenommener Aufgabe
  • Kreis- und Stadtsportbünde, je nach wahrgenommener Aufgabe
  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Ämter, Behörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
  • Stellen zur Durchführung von Inkasso-Leistungen
  • externe Dienstleister im Rahmen der technischen Betreuung sowie Bereitstellung und Wartung der Hard- und Software (z.B. InterConnect GmbH und Co. KG, iFabrik GmbH)
  • ARAG-Sportversicherungsbüro zur Erfüllung der Pflichten aus dem Sportversicherungsvertrag

Soweit erforderlich, hat der LSB mit den oben genannten Unternehmen Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung und andere Vereinbarungen zur Einhaltung des Datenschutzes abgeschlossen.

6. Dauer der Speicherung/Löschung

Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten daher nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen vorsehen. Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

Die unter 3. Nr. 3.a aufgeführten personenbezogenen Daten (LSB Lizenzen) werden so lange gespeichert, bis Lizenzen nicht mehr verlängerbar sind und die Bildungsnachweise/Zertifizierungen nicht mehr aufzubewahren sind.

Die unter 3. Nr.3.b. aufgeführten personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie die entsprechenden Lizenzen ihre Gültigkeit haben und damit für die Vereinsförderung relevant sind.

Die unter 3. Nr.4 aufgeführten personenbezogenen Daten werden auch nach Beendigung der Mitgliedschaft des Vereins gespeichert. Mitglied ist der Verein. Wenn dessen Mitgliedschaft beendet ist, schließt dies weitere Ehrungen von Einzelmitgliedern nicht aus. Dafür müssen sie weiter in der Datenbank geführt werden.  

Wir speichern personenbezogene Daten auch darüber hinaus bis zu 30 Jahren, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Aufbewahrungsfristen in Fördermittelbescheiden und/oder Prüfbescheiden sowie Nachweispflichten zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben z.B. aus dem Kinderschutzgesetz (Unterzeichnung des Ehrenkodexes) eine weitere Speicherung erfordern. Diese Speicherfrist kann bis zu 30 Jahren dauern.

7. Betroffenenrechte

Folgende Rechte stehen Ihnen als betroffene Person zu:

  • Art. 15 DSGVO – Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Dies umfasst insbesondere die Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten, die Kategorien der Empfänger, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen des Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch der Verarbeitung, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft der Daten, sofern nicht bei uns erhoben, sowie das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten.

  • Art. 16 DSGVO – Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten

  • Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung

Sie haben das Recht auf Löschung bei uns gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

  • Art. 18 DSGVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

  • Art. 21 DSGVO – Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dem Widerspruch ist ganz oder teilweise zu entsprechen, wenn triftige Gründe vorhanden sind, die einer weiteren Verarbeitung entgegenstehen. Diese Gründe teilen Sie uns bitte mit dem Widerspruch mit. Wir prüfen sodann die Sachlage und werden die Verarbeitung entweder einstellen bzw. anpassen oder Ihnen die gewichtigen Gründe der Fortführung der Verarbeitung mitteilen.

  • Art. 77 DSGVO – Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde

Sie haben das sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Verbandssitzes wenden.