Die Einführung des Delegiertensystems setzt jedoch erhebliche Anforderungen an die Satzungsregelungen voraus. Herausgegriffen werden sollen zwei Aspekte:

  • an wen geht die Einladung/Einberufung der Delegiertenversammlung?
  • wer erhält die Tagesordnung und die Antragsunterlagen?

Nach der Rechtsprechung (u.a. OLG Celle, Beschluss v. 26.08.2019, Az.: 20 W 17/19) muss dem Rechnung getragen werden, dass die Rechte nicht mehr durch die Mitglieder selbst, sondern ausschließlich durch von den Mitgliedern bestellte Vertreter (Delegierte) ausgeübt werden. Dies setzt voraus, dass sowohl die Einladung/Einberufung, wie auch die Tagesordnung und die Antragsunterlagen direkt den Delegierten in der dazu satzungsgemäß vorgeschriebenen Form und Frist zugehen. Der Umweg z. B. über die Abteilungsleitung und den Mitgliedsverein erfüllt dieses Erfordernis nicht.

Daneben kann die Satzung freilich vorsehen, dass auch die Mitglieder/Mitgliedsvereine diese Unterlagen zur Kenntnis erhalten. Dies ist z. B. dann erforderlich, wenn die Abteilungen/Mitgliedsvereine darüber zu beraten haben, wie die Delegierten zu den einzelnen Punkten abzustimmen haben. Dies wäre auch beim zeitlichen Vorlauf der Einberufung einer Delegiertenversammlung zu beachten.

Es muss daher sichergestellt sein, dass die Delegierten rechtzeitig bestellt worden sind und die Namen und die Kontaktdaten – so wie nach der Satzung erforderlich – dem Verein oder Verband bekannt sind. Dabei ist ferner zu beachten, dass die Delegierten für einen bestimmten Zeitraum bestellt werden sollten, damit diese z. B. auch für den Fall einer außerordentlichen Delegiertenversammlung angeschrieben werden können. Das Prinzip des Delegiertensystems würde ja ausgehöhlt, wenn mangels Bestellung von Delegierten die Einberufung der Delegiertenversammlung nicht erfolgen kann.